בעולם שבו הפעילות העסקית מבוססת על טכנולוגיה ועל תקשורת דיגיטלית, הצורך בתמיכה שוטפת ובתחזוקה של המערכות הללו הופך להיות צורך מהותי בעסק, שעלותו היא בבחינת השקעה ולא הוצאה.
גם עסק קטן מתמודד עם אתגרים טכנולוגיים יומיומיים: מחשב שקרס, תיקיית מסמכים שנמחקה בטעות, חוסר סנכרון בין תוכנות ועוד. אלא שבשונה מארגונים עם עשרות עמדות מחשב, הנזק שעשוי להיגרם לעסק קטן בשל אותה תקלה הוא גדול הרבה יותר.
מחשב שקרס והשבית את פעילות העובד למספר שעות, לקוח פוטנציאלי שלא קיבל מענה והמשיך למתחרים, קובץ עם פרטי לקוחות שדלף בשל אבטחת מידע לקויה, לכל אחד מהתרחישים הללו ישנן השלכות כלכליות רחבות היקף על העסק.
שירותי IT מקצועיים מבטיחים את ניהול המידע ומערכות המחשוב, חומרה, תוכנה ותקשורת, על ידי גורמים מקצועיים באופן שוטף. מטרת השירות היא בראש ובראשונה למנוע תקלות ובעיות, ולצד זאת, במטרה לספק מענה מהיר בזמן אמת לכל בעיה.
מה הדברים שחשוב לבדוק בבחירת חברת IT לעסק?
התאמה אישית
שירותי IT לעסקים הם לא מוצר מדף. נדרשת התאמה של פתרונות מקיפים לצרכי העסק, לגודל העסק, לשעות הפעילות והעומס שלו ולאלמנטים רבים נוספים. חבילת השירות שמתאימה לרשת שיווק ארצית אינה מתאימה למשרד עם 10 עמדות עבודה, כמו גם חומות ההגנה, הגיבוי ומאפייני התמיכה.
חשוב לבחור בחברה שמציעה חבילות מותאמות לגודל העסק ולצרכיו, הן ברמת השירות והן ברמת העלות.
מה כולל השירות
חשוב לבחון מה נכלל בחבילת השירות, מה מכוסה, האם קיימים שירותים בתשלום נוסף. בבחירת חברת שירותי IT לעסק קטן חשוב לוודא שחבילת השירות מקיפה וכוללת מגוון פתרונות, בניהם:
● תמיכה טכנית- פתרון תקלות ומתן תמיכה טלפונית לעובדים.
● אפשרות להשתלט מרחוק על עמדות עבודה לרבות מחשבים כבויים.
● הגעת טכנאי לבית העסק.
● ניהול רשתות ושרתים.
● גיבוי שוטף ושחזור של מידע ונתונים בתדירות גבוהה.
● אבטחה והגנה על מידע בהתאם לדרישות רגולטוריות החלות על העסק ולחוק הגנת הפרטיות.
● תשתיות עבודה היברידית באמצעות אחסון מידע על גבי ענן.
● הטמעת מערכות וטכנולוגיות, ליווי, הדרכה ותמיכה.
● התנהלות מול ממשקים חיצוניים ונותני שירות.
מסלול תמיכה הכולל היקף שירותים רחב מספק מענה כולל ומותאם לצרכי העסק, ואינו מסתכם בפתרון נקודתי.
זמינות ותמיכה
גם עסקים שאינם פעילים 24/7 זקוקים לתמיכה בכל שעות היממה. כאשר המזגן והאורות נכבים והדלת ננעלת, התוכנות, הנתונים והרשתות של העסק ממשיכים לעבוד. בעסקים בעלי מערכות הגנה מתקדמות ניתן יהיה לזהות ניסיון פריצה, נפילת תקשורת או תקלות אחרות גם מחוץ לשעות הפעילות.
תגובה מהירה בזמן אמת לתקלות עשויה למנוע נזק נוסף, טיפול בתקלות מורכבות עשוי להימשך זמן רב, וחשוב לבחור בחברה שמספקת מענה 24/7 במקרים דחופים, על מנת למזער נזקים ככל הניתן ולמנוע אובדן של זמן עבודה יקר.
מעבר לשירות בשעות לא שגרתיות, חשוב לבדוק גם מה הוא זמן ה SLA – הטווח המקסימלי לחזרת טכנאי תמיכה טלפונית ממועד פתיחת התקלה. SLA שעומד על 12/24 שעות אינו מביא בחשבון את הצורך בהמשכיות וברצף של עבודה עבור עסק קטן.
מה ה SLA המומלץ?
זמן מענה טלפוני שכולל השתלטות מרחוק של לא יותר מ-3 שעות עבודה, והגעת טכנאי פיזית למשרד בטווח של 24 שעות לכל היותר.
שקיפות
מודל תמחור והסכם התקשרות ברורים, מפורטים וללא אותיות קטנות.
ניתן למצוא חברות שפועלות במודל של ריטיינר (תשלום חודשי קבוע), חבילות על פי שעות או שילוב של השניים. יש לוודא כי ההסכם ברור, הוגן ומכסה כל תרחיש אפשרי:
● האם חבילת השירות מוגבלת בשעות או במספר פניות?
● מה מספר היוזרים/עובדים אשר רשאים לפנות לתמיכה?
● מה מספר עמדות עבודה שנכללות בשירות?
● האם השירות כולל גיבוי, אבטחת מידע, שירותי ענן? במידה ולא מה הן העלויות הנוספות?
● האם השירות כולל טיפול ותחזוקה בבעיות חומרה: מחשבים, מדפסות, טאבלטים וכדומה.
● האם קיימת התחייבות שנתית או התחייבות אחרת?
שירות אישי
מעבר לתחושת הנוחות והביטחון, שירות אישי גם מבטיח התנהלות על מי שכבר מכיר את העסק, את המערכות והציוד ואת נקודות התורפה הטכנולוגיות שלו, מה שחוסך זמן במקרה של תקלה. המודל האופטימלי לעסק קטן: עבודה מול טכנאי מחשבים ורשתות מקצועי שמכיר את העסק מחד גיסא, אל מול בקרה וליווי של חברה גדולה וצוות מקצועי רחב מאידך גיסא.
