אחת לכמה זמן עולה לכותרות פרשת סחיטה או גניבת מידע שהבסיס שלה היה בתחום הסייבר. פרשות אלה מזכירות לחברות ועסקים שוב ושוב כמה סכנות אורבות לנו מעבר לפינה, ועד כמה זה קריטי שהמסמכים אותם אנו שומרים ומעבירים יהיו מוגנים. אז כיצד מגנים היום על טפסים דיגיטליים גם בשליחתם וגם בשמירתם ומהם הצעדים העיקריים אותם יש לקחת כדי להבטיח את אבטחת המידע בעסק או בחברה?
המעבר לעולם דיגיטלי
העולם הופך דיגיטלי מרגע לרגע, כאשר האפשרויות הרבות להתנהלות מרחוק מול לקוחות הן חלק בלתי נפרד מהשירותים אותם עסקים וחברות מציעים. בשנת 2001 החלה מהפכה בתחום החתימה הדיגיטלית, כאשר חוק החתימה הדיגיטלית אפשרה לחברות ועסקים להציע את השירות שכבר הפך לחלק בלתי נפרד ממה שלקוחות מצפים אליו בימים אלו.
המידע אותו אנו מבקשים שלקוחות יעבירו לנו דיגיטלית מכיל בדרך כלל פרטים אישיים אותם אנו לא מעוניינים לחשוף לגורמים זרים מכל סוג, בוודאי שלא גורמים שמעוניינים לעשות שימוש במידע רגיש זה. על כן, חברות נוקטות באמצעים רבים כדי לאבטח טפסים דיגיטליים גם בשלב המעבר וגם בשלב האחסון.
כיצד מגנים על מסמכים דיגיטליים?
הבנה על טפסים דיגיטליים מתחילה תמיד בכתובת SSL לאתר. כתובת זו מהווה תקן אבטחה שמעיד שמדובר על אתר בו התקשורת מוצפנת. יש צורך להצפין את המידע, גם ניתן להגביר את האבטחה עם אמצעי זיהוי ביומטריים והתקנת מערכות לאימות דו שלבי. את המערכת לחתימה הדיגיטלית מומלץ לשלב עם ארכיון דיגיטלי, דבר שיגביר את אבטחת המידע וימנע מצבים בהם מידע הולך לאיבוד או חלילה מזויף.
שירותי ענן למידע רגיש
כדאי לדעת שהסכנות ברשת הן לאו דווקא האקרים, לעיתים קרובות מידע נגנב בשל שימוש רשלני בו ומכאן החשיבות הרבה בשירותי גיבוי איכותיים למסמכים. יש להימנע מגיבוי מידע רגיש בענן לא מאובטח או ענן שפתוח לכולם, לכן יש תמיד לבחור בשירות גיבוי בענן עם רמת אבטחה גבוהה, ובנוסף מומלץ לגבות את המידע הרגיש בדיסק קשיח.
טיפים להגנה מקסימלית על מסמכים
ישנם כמה טיפים שיכולים לסייע לשמור על טפסים דיגיטליים והראשון בהם הוא העדפת הצפנה עם סיסמה מורכבת. את המסמכים כדאי להצפין גם לפני העלאה לענן, כך המסמכים יהיו מוגנים אף יותר, וניתן לעשות זאת על ידי טכנאי המתמחה בכך או באמצעות חברה המספקת שירותי הגנה למערכות מידע.
אם החברה עושה שימוש במערכות גיבוי אוטומטיים מומלץ לבחון עד כמה הם נחוצים. לעיתים קרובות המערכת האוטומטית של כלים כמו גוגל דרייב או דרופ בוקס לא נחוצים ואף מהווים פריצה מסוימת של אבטחה, במיוחד אם מדובר על מידע רגיש במיוחד.
הגישה למסמכים בעסק או בחברה צריכה להיות מוגבלת, שכן לא כל עובד בחברה צריך להיות בעל גישה למסמכים רגישים, במיוחד כאשר מדובר על טפסים דיגיטליים רגישים עם מידע אישי של לקוחות. בהתאם לדרגת התפקיד, כדאי לקבוע למי כן תהיה גישה למסמכים רגישים ובכך ניתן יהיה לצמצם במידה ניכרת את האפשרות שמסמכים רגישים יהיו חשופים לאנשים שאינם מורשים לכך. כמו כן, מומלץ לאבטח מסמכים עם אבטחה דומה יחד ותמיד להיעזר בחברות המתמחות בתחום אבטחת המידע.
